New

Negotiation Enabled Workflow – Unterstützung flexibler Geschäftprozesse durch Workflow Management Systeme

Ausgangssituation

Seit den 90’er Jahren setzen Unternehmen immer häufiger Workflow Management Systeme ein, um Abläufe im Büro zu rationalisieren. Mit Hilfe solcher Systeme können Liegezeiten von Dokumenten vermieden, Durchlaufzeiten des Vorgangs verkürzt und Kosten reduziert werden. Während marktgängige Systeme zur Unterstützung standardisierter Sachbearbeitungsaufgaben gut geeignet sind, findet ihre Einsatzmöglichkeit bei flexiblen Geschäftsprozessen Grenzen. Solche flexiblen Geschäftsprozesse sind durch viele fallspezifische Einzelheiten, Ausnahmesituationen und Varianten des Prozesses gekennzeichnet, die nicht im vollen Umfang vorhergesehen werden können. Der "Negotiation Enabled Workflow" (New) konzentriert sich auf diese flexiblen Geschäftsprozesse, die mit traditionellen Workflow Systemen oder Groupware nur unzureichend unterstützt werden können.

Realisierung

New verzichtet auf Ablaufmodelle, die in traditionellen Workflow Management Systemen zwingend erforderlich sind, und bildet den Geschäftsprozess stattdessen durch eine Kette von Kunden-Lieferanten-Beziehungen ab. Dazu wird zwischen Leistungsempfängern (Kunden) und Leistungserstellern (Lieferanten) unterschieden, wobei der Kunde den Lieferanten beauftragt, den Vorgang fortzuführen. New unterstützt die Bearbeitung und Ausführung dieser Kunden-Liederanten-Beziehung zwischen zwei Bearbeitern des flexiblen Geschäftsprozesses. Beim ersten Eintreten dieser Beziehung durchlaufen die Beteiligten vier Phasen eines Kommunikationsprotokolls. In der Anbahnungsphase sucht der aktuelle Bearbeiter (der Kunde) einen für den konkreten Fall passenden Mitarbeiter, der den Vorfall für ihn weiterbearbeiten kann (den Lieferanten). Wurde dieser gefunden, vereinbaren die zwei Prozessbeteiligten in der Verhandlungsphase, wie im betrachteten Einzellfall weiter verfahren wird und welche Informationen für die weitere Bearbeitung notwendig sind. In der Leistungsphase erhält der Lieferant die Informationen und bearbeitet den Vorgang in der vereinbarten Weise. Gegebenenfalls wird dem Kunden das Arbeitsergebnis zugesandt, der nun in der Abnahmephase die Möglichkeit hat, seine Zufriedenheit über die Arbeit des Lieferanten als Feedback zurückzugeben.

Nutzen

Kunden-Lieferanten-Beziehung: Flexibilität, die durch die Darstellung des Geschäftsprozesses in einer verkettete Kunden-Lieferanten-Beziehung erreicht wird; Dezentrale Modellierung des Workflows: Modellierung durch diejenigen Personen, die tatsächlich in den Geschäftsprozess involviert sind; Zeitliches Zusammenfallen von Modellierung und Ausführung des Workflows: Dem Problem der Vorabmodellierung wird Rechnung getragen, indem die Modellierung einer Kunden-Lieferanten-Beziehung bei der erstmaligen Ausführung der Transaktion erfolgt; Modellierung durch Kooperation, Verhandlung und Einigung: Es wird die Partizipation der betroffenen Bearbeiter sichergestellt, damit alle notwendigen Detailinformationen bei der Modellierung vorliegen.

Ansprechpartner

Prof. Dr. Helmut Krcmar